Bir İşletmeyi Büyütmekten Daha Önemlisi: Sistem Kurmak

Bir işin benim olmadığım zamanlarda da doğru yürümesi, benim olduğum zamanlarda doğru yürümesinden daha değerli. İş hayatında öğrendiğim en net ders bu.

İşe sahadan başlayan biri için bunu kabul etmek kolay değil. Sahada her şeyi kendin görürsün, kendin çözersin, hızlısındır. Bir süre sonra da fark edersin ki şirket senin telefonunun şarjı kadar yaşıyor.

Büyüme ile sistem aynı şey değil

Büyüme, daha fazla iş almak ve daha fazla insan çalıştırmaktır. Sistem ise o işlerin ve insanların her seferinde aynı sonucu üretmesini sağlayan düzendir. Sistemsiz büyüme, hataları da büyütür. Küçükken bir telefonla çözdüğünüz sorun, büyüyünce bir müşteriyi kaybettirir.

Nereden başlanır?

Dürüst olmakla. Bugün nasıl çalıştığınızı bir kâğıda yazın. Hangi karar kimde? Hangi bilgi nerede duruyor? Bir iş müşteriye gitmeden önce kim neyi kontrol ediyor? Bu soruların yazılı cevabı yoksa sisteminiz henüz yok demektir. Bu bir ayıp değil, bir başlangıç noktası.

Üç temel taş

• Tanımlı süreçler. Tekrar eden her iş için adımlar ve kontrol noktaları. Roman yazmanıza gerek yok, bir sayfa yeter.
• Yetki sınırları. Hangi karar kimde, nereye kadar? Herkes her şeyi bana soruyorsa yetki vermemişim demektir.
• Düzenli ölçüm. Sayılmayan şey yönetilemez. Haftada bakılan birkaç gösterge, ayda bir yapılan uzun toplantıdan daha çok işe yarar.

Sistem insanı küçültmez

En sık duyduğum itiraz şu: “Sistem kurarsak işin ruhu kaybolur.” Bence tam tersi. Sistem, iyi insanın enerjisini aynı sorunu yüzüncü kez çözmekten kurtarır. Yetenekli birini kontrol listesiyle sıkmazsınız. Onu, listeye girmeyen zor işlere ayırırsınız.

Şirketin sizsiz bir hafta geçirebiliyorsa, işte o zaman bir şirketiniz var.

Bunu bir kerede kurmak mümkün değil. Benim de hâlâ üzerinde çalıştığım bir şey. Ama yeni bir işe girerken artık ilk sorduğum soru, “ne kadar büyür” değil, “ben yokken nasıl yürür” oluyor.